Obwohl Formulare heute mehr und mehr von technischem Fortschritt verdrängt werden, sind sie auch im Computerzeitalter eine wichtige Hilfe. Die Verwendung von Formularen bietet dem Handwerke viele Sicherheiten, die letztlich im Streitfall auch als Beleg dienen können. Gerade im Handwerk sind Computer und Tablets immer mehr in Gebrauch. Das ist praktisch und grundsätzlich auch eine gute und schnelle Lösung für die Abwicklung der eigenen Organisation. Dennoch sollten bei allen technischen Möglichkeiten altbewährte und heute als unmodern geltende Lösungen nicht komplett im Hintergrund verschwinden.
Der Rechnungsblock bietet alle wichtigen Informationen belegbar
Ein Rechnungsblock ist auch heute noch eine wichtige Hilfe, um im Streitfall als Handwerksbetrieb Belege in der Hand zu halten. Nach der ausgeführten Arbeit werden alle erledigten Arbeiten eingefügt. Danach quittiert der Kunde auf dem Block mit seiner Unterschrift, dass die Arbeiten durchgeführt wurden. Im Streitfall können Sie sich als Handwerker immer auf den unterschriebenen Beleg berufen, der im schlimmsten Falle auch vor Gericht als Beweismittel dient. Eine am Computer verfasste Rechnung kann dann immer noch folgen.
Formulare für Handwerker spielen nach wie vor eine große Rolle
Bestimmte Vereinbarungen müssen im Streitfall belegbar sein. Mündliche Absprachen oder lediglich der Eintrag auf dem eigenen Tablet helfen dem Handwerker nicht weiter, wenn er sich im Streit mit einem Kunden befindet. Nur ein vom Kunden gegengezeichnetes Formular ist letztlich rechtlich bindend und weist zudem den Charakter eines Beweismittels auf.
Aber auch gegenüber dem Vorgesetzten kann das Formular ein wichtiges Beweismittel sein
Nicht selten ist es der Fall, dass Handwerker mit dem Firmenchef in Streit geraten, was die Stundenabrechnungen angeht. Überstunden müssen zudem belegt werden, denn auf Vertrauen wird hier in den seltensten Fällen gearbeitet. Und der Chef akzeptiert im Regelfall nur die Arbeitsstunden, die beweisbar sind. Mit einem Stundennachweis kann ein Handwerker sich absichern. Wird beispielsweise beim Kunden durch dessen Unterschrift belegt, dass bestimmte Stunden für eine Arbeit aufgewendet wurden, dann sind die unterschriebenen Formulare auch für den Vorgesetzten bindend.
Durchschreibesätze haben eine wichtige Belegfunktion
Der Vorteil von Durchschreibsätzen liegt für einen Handwerker darin, dass die einmal aufgenommenen und mittels Unterschrift fixierten Fakten nun gleich auf mehreren Formularen vorhanden sind. Damit stehen diese Formulare für Handwerker, für den Kunden und auch für den Betrieb selbst zur Verfügung. Damit liegt allen am Vertrag beteiligten Vertragspartner der Beleg vor. Durchschreibesätze sind einfach in der Nutzung, es bedarf keines Druckers, sondern lediglich der Durchschreibesätze und eines Kugelschreibers, um die Vereinbarung schriftlich zu fixieren.
Auch wenn immer wieder vom papierlosen Büro die Rede ist, stellt sich in der Praxis – und hier ganz besonders für Handwerksbetriebe – heraus, dass Formulare in vielen Fällen doch die bessere und teilweise auch sicherere Lösung sind, um sowohl gegenüber dem Kunden als auch gegenüber dem eigenen Chef zum Recht zu gelangen. Die beste Möglichkeit, um effizient zu arbeiten ist die, mit der vorhandenen Elektronik und Formularen in sinnvoller Kombination zu arbeiten.