Welche Pflichtangaben gehören auf Auftragsformular, Lieferscheinblock und Rechnungsblock und was passiert, wenn sie fehlen? Rechtsstreitigkeiten sind aufwendig, teuer und in vielen Fällen auch überflüssig. Um unmissverständliche und eindeutige Voraussetzungen für einen Vertrag und dessen Erfüllung zu schaffen, sieht der Gesetzgeber deshalb auf bestimmten, entscheidenden Schriftstücken Pflichtangaben vor. Sie dienen dazu, Missverständnisse zu vermeiden. Selbstverständlich ist es jedoch ohne Einschränkung möglich, einen individuellen Lieferscheinblock oder Rechnungsblock oder ein selbst gestaltetes Auftragsformular zu verwenden. Es müssen nur sämtliche Bedingungen erfüllt sein – die Form ist nicht vorgeschrieben.
Einen Auftrag vorschlagen oder bestätigen
Für das Unterbreiten eines Angebots oder dessen Annahme kann ein Auftragsformular genutzt werden. Dabei sollten Sie jedoch beachten, dass ein Angebot – anders als ein Kostenvoranschlag – verbindlich ist. Das können Sie jedoch einschränken, falls auf dem Auftragsformular eine Klausel wie “Dieses Angebot ist unverbindlich” enthalten ist. Fehlt diese, kommt mit der Annahme des Angebots ein rechtsgültiger Vertrag zustatten. Eine Auftragsbestätigung wiederum ist eine schriftliche Willenserklärung. Sie kann von einem Angebot abweichen, ist in diesem Fall aber als Gegenvorschlag anzusehen. Der Auftraggeber muss in diesem Fall den Änderungen erst einmal ausdrücklich zustimmen.
Das Auftragsformular ist rechtlich gesehen ein Geschäftsbrief und unterliegt denselben Pflichtangaben. Sie unterscheiden sich zwischen Unternehmen in unterschiedlichen Geschäftsformen und je nachdem, ob ein Handelsregistereintrag vorliegt. Im Allgemeinen bestehen sie jedoch aus:
- Name des Unternehmens oder des Unternehmers mit ausgeschriebenen Vornamen
- Sitz des Unternehmens oder ladungsfähige Anschrift
- Rechtsform, Registergericht und Handelsregisternummer
- Namen aller Geschäftsführer (GmbH), Gesellschafter (Gesellschaft bürgerlichen Rechts) oder Vorständen (Aktiengesellschaft)
Weitere Angaben sind freiwillig, darunter etwa Telefon- und Faxnummer, Homepage oder E-Mail für die Kontaktaufnahme, die Bankverbindung und die Umsatzsteuer ID.
Übergabe von Ware – der Lieferschein:
Anders als bei anderen Formularen gibt es keine rechtlichen Vorgaben für einen Lieferschein. Das liegt daran, dass auch die Verwendung eines Lieferscheins nicht vorgeschrieben ist. In der Praxis ist er jedoch sowohl gebräuchlich wie auch zweckmäßig – ein gut gemachter Lieferschein ist eine Visitenkarte Ihres Unternehmens. Aus den aufgeführten Gründen gibt es keinerlei Bedingungen, die ein Lieferscheinblock von sich aus erfüllen müsste. Sie sind sowohl in der Wahl des Formats wie auch der Gestaltung frei. Als sinnvoll haben sich jedoch folgende Angaben erwiesen:
- Laufende Nummerierung zur Archivierung
- Empfänger und Absender
- Versand- und Lieferdatum
- Liste mit Waren, Artikelnummer, zusätzlichen Angaben und Preis
- Eigentumshinweis, der bei Teilzahlungen darauf hinweist, dass Ware bis zur vollständigen Bezahlung im Eigentum des Unternehmens verbleibt
Die Bezahlung – der Rechnungsblock
Rechnungen sind insbesondere für das Finanzamt wichtig und deshalb streng geregelt. Auf eine Rechnung gehört demnach mindestens:
- Name und Anschrift von Unternehmen und Käufer oder Bezieher einer Leistung
- Die erbrachten Leistungen und gelieferten Produkte mit Stückzahl und Preis
- Nettobeträge und die entsprechenden Steuersätze und -beträge
- Datum der Rechnung
- Fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer
- Steuernummer oder Umsatzsteuer ID
Ein Verstoß kann schwere Folgen haben
Bei einem Lieferscheinblock sind Sie relativ frei, bei den anderen Formularen können Verstöße jedoch schmerzhafte Konsequenzen nach sich ziehen. Dies gilt insbesondere bei dem Rechnungsblock. Hier drohen Strafen durch das Finanzamt – von Geldbußen bis zu einem Entzug des Rechtes auf Vorsteuerabzug. Bei Aufträgen wiederum können unpräzise Formulierungen zu Beschwerden und Rechtsstreitigkeiten führen. In vielen Bereichen liegt die Nachweispflicht bei dem Unternehmen, das durch ein Auftragsformular seine Leistungen dokumentieren kann – sofern die Pflichtangaben erfüllt sind.
